• info@pooyasanat.com

  • شماره تماس :۴۴۰۹۸۱۷۷-۴۴۰۵۹۰۷۶

سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی -

معرفی

طراحی سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی EQMS-EIMS از سال ۱۳۸۱ شروع به توسعه و پیاده سازی کرده و تاکنون در ده ها شرکت پیاده سازی شده است. در طی سال ها پیاده سازی، پیشنهادات وسیعی جهت توسعه قابلیت های آن از طرف مدیران و کارشناسان ده‏ ها شرکت و سازمان، طی جلسات متعدد ارایه شد که مبنای بهبود نسخه های بعدی قرار گرفت و در حال حاضر نیز منتظر پیشنهادات ارزشمند شما است.

نرم افزار EQMS تا کنون چندین مرحله بازبینی و توسعه یافته است و آخرین نسخه آن در سال ۱۳۹۳ با نام EIMS ارایه شده است تا در افزایش بهره وری(اثربخشی و کارآیی)یاور ما باشد. این نرم‏ افزار شامل ۸ ماژول اصلی به شرح زیر می باشد:

  1. بخش مدارک و مستندات
  2. بخش سیستم و فرآیندگرایی
  3. بخش پایش فرآیندها
  4. بخش کالیبراسیون
  5. بخش اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
  6. بخش گردش مکاتبات و کنترل سوابق
  7. بخش نمونه‎‏برداری
  8. بخش ارزیابی تامین‎‏کنندگان
سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی

ماژول های نرم افزار سیستم مدیریت یکپارچه الکترونیکی

پایش شاخص‏ ها

در سیستم ‏های مدیریت، کنترل مدارک و مستندات از اهمیت بالایی برخوردار است و معمولا به دو بخش مدارک و داده‏ های درون و برون سازمانی تقسیم می شود. معمولا مدارک درون سازمانی شامل دستورالعمل ‏ها، روش های اجرای، فرم ها، نقشه ها و مدارک فنی می گردد. مدارک برون سازمانی شامل مدارک ارایه شده توسط مشتری، آئین نامه ها، بخش‏نامه ها، مقررات دولتی و مدارک فنی، استانداردها، کتاب‏ها و CD ها و فایل‏های آموزشی و سایر موارد می گردد.

پایش شاخص‏ ها

نتيجه ي مطلوب هنگامي حاصل مي شود كه فعاليت ها و منابع مرتبط به آن‏ها به صورت يك فرآيند مديريت شوند. بدين منظور فرآيندهاي سازمان، شناسايي می شود و درون دادها، برون دادها و اهداف فرآيندها تعیین گردیده و مالكان فرآيندها و حدود اختيارات مسئوليت هاي آن‏ها، شاخص ها و نحوه اجرای عملیات و مستندات ذیربط تعیین می گردند.

در شکل 1، اجزاء مورد توجه در شناسایی فرآیندهای سازمان مورد توجه قرار گرفته است:

مدل سیستم مدیریت کیفیت

شکل 1: شماتیک فرآیند

البته درك ارتباط فرآيندها به عنوان يك سيستم، به اثر بخشي و كارايي سازمان در دست يابي به اهداف آن كمك مي كند. رويكرد سيستمي در مديريت، موجب هماهنگي و سازگاري بين فرآيندهاي طرح ريزي شده سازمان و تعريف روشني از ارتباط آن ها مي شود. اجزای سازمان به عنوان مجموعه اي از فرآيندهاي برنامه ريزي شده،‌ مرتبط و وابسته به هم در نظر گرفته می شوند. الگوی سیستم مدیریت کیفیت، در شکل 2، نمایش دهنده ارتباط کلان فرآیندهای سازمان شامل دریافت نظرات مشتریان، پدیدآوری محصول و یا خدمات مورد تقاضا، اندازه گیری و تحلیل نتایج و رضایتمندی مشتریان و انجام بازنگری‏ های لازم و تصمیم‏ گیری در خصوص منابع مورد نیاز می باشد.

مدل سیستم مدیریت کیفیت

شکل 2: مدل سیستم مدیریت کیفیت

بخش فرآیندگرایی شامل موارد زیر می گردد:

  1. ارایه نقشه سیستم و نمودار لاک‏پشتی فرآیندها بصورت الکترونیکی
  2. ارایه دیدگاه فرآیندی در مدارک، شاخص‏ ها، اقدامات اصلاحی پیشگیرانه، اهداف، ورودی‏ ها، خروجی ها
  3. دسترسی به کلیه مستندات و سوابق هر یک از فرآیندها
  4. دستیابی به برنامه های بهبود و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مربوط به هر فرآیند

پایش شاخص‏ ها

مطلع بودن از اهداف و وضعیت فرآیندها و اندازه گیری ویژگی های فرآیند (معمولا به این ویژگی ها شاخص گفته می شود) و مقایسه آنها با معیارهای مشخص که نشان دهنده نحوه عملکرد فرآیند می باشد و استمرار در این اندازه گیری ها(پایش) از اهمیت زیادی برخوردار است. در صورتی که به موقع این شاخص ها اندازه گیری نشود، بر اساس نمودار قهقرا شکل 3، سازمان ممکن است در مسیر نابودی قرار گیرد.

نمودار سیر قهقرایی

شکل 3: نمودار سیر قهقرایی

نتایج اندازه گیری ها به عنوان داده های(data) بدست آمده ثبت می گردند. داده ­ها، رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند که معمولاً با انجام یک فعالیت در سازمان بوجود می آیند. در هنگام جمع آوری داده ها، لازم است به چرایی جمع آوری داده ها توجه شود؛ چرا که جمع آوری داده ها نیاز به منابع انسانی و مالی دارد و در صورتی توجیه پذیر است که از داده های جمع آوری شده استفاده بهینه شود. داده ها نقش مواد اولیه ی ساخت اطلاعات را داشته و لازم است به نحو صحیح و دقیقی جمع آوری شوند. داده ها به دو گروه داده های کمی (قابل اندازه گیری) و داده های وصفی (غیر قابل اندازه گیری) تقسیم می شوند.

بر اساس مدل دیکار - شکل 4- اساس هر تصمیم و اقدامی، جمع آوری داده و پردازش آن برای دستیابی به اطلاعات و افزایش دانش موجود نسبت به موضوع می باشد.

مدل دیکار

شکل 4: مدل دیکار

هدف از ایجاد این ماژول ، ایجاد ابزاری جهت ثبت نتایج پایش شاخص های کنترلی فرآیندها و یا شاخص های کنترلی میزان دستیبابی به اهداف سازمان می باشد.

پایش شاخص‏ ها

شرایط تجهیزات و ابزارهای اندازه گیری نقش مهمی در کیفیت محصولات دارد. نگهداری مناسب و کالیبره نمودن ابزارها در هر سازمانی اهمیت دارد. صحت و دقت ابزارهای اندازه گیری در دوره های معین با استفاده از وسایل مرجع که درستی آنها توسط مراجع ذیصلاح تایید شده است مورد بررسی قرار گرفته و تایید می گردند و یا در صورت وجود اشکالی در کارکرد وسیله اندازه گیری، وسیله مورد نظر برای تعمیر و یا تعویض به واحد تعمیرات ارسال می گردد.

تهیه شناسنامه ابزارهای اندازه گیری، برنامه کالیبراسیون و نگهداری سوابق از جمله وظایف مهم بخش مدیریت کالیبراسیون می باشد، که با استفاده از امکانات نرم افزاری، این اقدامات مطمئن تر و سریع تر انجام می گیرد.

جزئیات اقدامات لازم برای مدیریت ابزارهای اندازه گیری در زیر آورده شده است:

  • تعریف سازندگان ابزار (کشور و شرکت سازنده)، گروه ابزارها، انواع کمیت های اندازه گیری، انواع واحدهای اندازه گیری، انواع استانداردهای کالیبراسیون، مشخصات کالیبره کنندگان (خارجی و داخلی)، بخش های استفاده کننده از ابزار و ... .
  • تعریف مشخصات ابزار
  • تعیین زمان هشدار، قبل از فرارسیدن تاریخ کالیبراسیون برای هر ابزار
  • ثبت نتایج آزمایشات کالیبراسیون
  • ثبت سوابق تعمیرات ابزار
  • گزارشات
    • گزارشات مربوط به ابزار آلات
    • شناسنامه ابزار
    • لیست تمامی ابزارهای سازمان به تفکیک گروه ابزار ، واحداستفاده کننده
    • لیست ابزارهای Master
    • لیست ابزارهای عادی به تفکیک گروه ابزار، واحد استفاده کننده، مسئول ابزار
    • لیست ابزارهای مردود شده
    • لیست ابزارهای در حال تعمیر
  • گزارشات مربوط به تعاریف اولیه سیستم
    • لیست شرکت های سازنده ابزارها
    • لیست کشورهای سازنده ابزارها
    • لیست شرکت های کالیبراسیون
    • لیست کالیبره کننده های داخلی
    • لیست کمیت های مورد اندازه گیری
    • لیست واحدهای اندازه گیری
    • لیست روش های کالیبراسیون
    • لیست استاندارهای کالیبراسیون مربوط به هر گروه ابزار

اقدامات اصلاحی

با توجه به چرخه بهبود مستمر آقای دمینگ، که مشتمل بر چهار مرحله برنامه ریزی، اجرا، چک کردن و اقدام می شود و در انگلیسی با کلمات PLAN-DO-CHECK–ACT یا به اختصار PDCA نمایش داده می شوند(شکل 5) هر سازمانی لازم است اهداف و برنامه های خود را تعیین نماید و اقدامات اجرایی را به انجام رساند و نتایج بدست آمده را بررسی نماید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را مدیریت نماید.

پس از آنکه برنامه های سازمان تدوین گردید، افراد از این برنامه ها مطلع گردیده و به دست آنها این برنامه ها به اجرا گذارده می شود و پیشرفت کارها کنترل گردیده و اثربخشی آنها سنجیده می شود.

چگونگی درخواست اقدام اصلاحی و پیشگیرانه و پیشنهاد بهبود در سیستم این بخش مورد توجه قرار گرفته است.

چرخه دمینگ (بهبود مستمر)

شکل 5 : چرخه دمینگ (بهبود مستمر)

هر یک از کارکنان، می توانند نسبت به صدور درخواست، اقدام نمایند و همچنین از فعالیت های مربوط به خود ، که در طرح های اقدام از طرف مسئول اقدام اصلاحی تعریف شده است، آگاه شده و نسبت به اجرای آن اقدام نمایند و گزارش وضعیت پیشرفت و یا انجام اقدامات مربوط به خود اقدام نمایند.

در این بخش بانک اطلاعاتی اقدام اصلاحی، پیشگیرانه و بهبودها تهیه گردیده و گزارش های مرتبط بدست می آید. همچنین نحوه انجام پیگیری های مرتبط به صورت فردی و گروهی در کل سازمان صورت می گیرد.

گردش مکاتبات

این بخش با ایجاد سیستم مکانیزه تکمیل فرم ها، ارسال آن ها، جواب گویی بخش های سازمان، بایگانی آن ها و جستجوی مکانیزه آن ها، منجر به سرعت و دقت در انجام امور جاري و امنيت اطلاعات براي کليه کارکنان سازمان گردیده و ارتقاء سطح سيستم هاي مديريت سازمان را به ارمغان می آورد.

از مزایای عمده این بخش کاهش هزينه هاي چاپ، کپی، مصرف کاغذ و همچنين کاهش هزينه هاي مربوط به مکاتبات درون سازماني، فضا و بايگاني، کاهش زمان جهت جست وجو، ارسال، دريافت، بايگاني مدارک، و نيز ارائه مدارک و سوابق در مميزي ها، افزايش امنيت از طريق تعريف سطح دسترسي به روي سوابق مربوط به هر فرآيند براي کاربران، تسريع در استقرار و اجراي نظام کيفي و دسترسی به آخرین سوابق، هماهنگی ، ایجاد بایگانی الکترونیکی با تعريف ساختار بايگاني نامحدود مختص به هر کاربر، و اشتراک گذاری، گردش الکترونيکي اطلاعات، امکان دريافت و بايگاني نامه، تکميل آن و همچنين درج توضيح و يا دستور لازمه (پاراف) و ارسال آن، امکان تعريف سطح دسترسي به سوابق، فراخواني فرم هاي خام تعريف شده در نظام مديريت کيفيت، تکميل، بايگاني و يا ارسال آنها به کاربران ديگر، ايجاد بايگاني هاي الکترونيکي با ساختار درختي و به اشتراک گذاري اطلاعات بايگاني شده، براي ساير کاربران، تعريف موارد پيگيري و همچنين تعيين زمان پيگيري براي مدارک ارسال شده، درج توضيح (پاراف) بر روي مدارک و فرم هاي دريافت شده، ايجاد بانکي از آدرس و تلفن اشخاص و شرکت ها و به اشتراک گذاري آن براي ساير کاربران، انجام جستجو و يافتن سريع مدارک و فرم هاي مورد نياز، تعريف تهيه نسخه پشتيبان، به صورت روزانه و يا در دوره هاي متوالي مورد نظر، اعلام هشدار دریافت نامه یا مدرک جدید.

گردش مکاتبات

با افزایش حجم عملیات سازمان ها و لزوم افزایش کیفیت و کاهش هزینه ها، روش های نمونه برداری گسترش زیادی پیدا کرده اند و اجرای صحیح نمونه برداری با توجه به زیر بناهای آماری و ریاضی این روش ها اهمیت دارد.

با توجه به وقت گیر بودن رجوع به جداول و محاسبات آماری این بخش با انجام محاسبات و دستیابی به جداول به صورت مکانیزه در وقت کارشناسان صرفه جویی نموده و باعث افزایش دقت محاسبات می شود.

فهرست مطالب این بخش عبارتند از :

  1. انواع روش های نمونه برداری
  2. حد کیفیت قابل پذیرش AQL
  3. تغییر روش نمونه برداری از حالت نرمال به سخت گیرانه و سهل گیرانه
  4. تشریح حد کیفیت غیرقابل پذیرش RQL(Rejectable Quality Limit)
  5. مفاهیم متوسط کیفیت خروجی AOQ و حد متوسط کیفیت خروجی AOQL
  6. تشریح ماگزیمم انحراف استاندارد فرآیند (MPSD)
  7. تشریح ماگزیمم انحراف استاندارد MSD
  8. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری نقص صفر (ZERO DEFECT)
  9. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (MIL STD 105 E)
  10. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (ANSI-ASQ Z 1.4)
  11. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (MIL STD 414)
  12. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری (ANSI-ASQ Z 1.9)
  13. راهنمای استفاده از روش نمونه برداری داج رومیگ (DODGE ROMIG)
  14. راهنمای ثبت سوابق بازرسی و تهیه گزارش (RECORDS)
  15. نمونه برداری بر اساس طرح کنترل
  16. بازرسی بر اساس طرح کنترل

اقدامات اصلاحی

یکی از اصول مهم در مدیریت کیفیت ارتباط و حفظ منافع متقابل با تامین کنندگان است.

در کشور ژاپن برای تامین کنندگان ارزش زیادی قائل هستند و معمولا با یک و یا دو تامین کننده برای هر محصول کار می کنند و شرکت های بزرگ، سهام داران تامین کنندگان خود بوده و قراردادهای بلند مدت با تامین کنندگان دارند و آنها را مورد ارزیابی، حمایت و ارتقاء قرار می دهند. چرا که نقش تامین کنندگان در موفقیت سازمان ها و بهبود کیفیت بسیار حیاتی است.

سازمان های موفق به این امر آگاه هستند و دارای سیستم های مدیریت تامین کنندگان می باشند. لذا این بخش با هدف مدیریت تامین کنندگان سازمان ها و ارتقای محصولات دریافتی از آنان، در سه قسمت به شرح زیر، طراحی و در اختیار قرار گرفته است:

  1. معرفی تامین کنندگان جدید
  2. انجام ارزیابی های کمی و کیفی تامین کنندگان
  3. استفاده از بانک تامین کنندگان

با استفاده از این بخش، بانکی از تامین کنندگان ایجاد شده و در دوره های مختلف، ارزیابی های هر تامین کننده (ارزیابی کمی، کیفی بر اساس شاخص های ارزیابی) ثبت گردیده و وضعیت یک تامین کننده به راحتی قابل پیگیری است. در این راستا امکان ثبت کامنت درمورد تامین کنندگان توسط کاربران، امکان خروجی لیست تامین کنندگان Excel، امکان درج اطلاعات تامین کنندگان توسط خود تامین کننده از طریق وب سایت، امکان تقسیم تامین کنندگان به گروه های مختلف بر اساس نیاز سازمان، امکان جستجو و شناسایی تامین کنندگان در حوزه های مختلف، امکان ارزیابی تامین کنندگان توسط هر یک از کاربران، امکان ارزیابی عملکرد تامین کنندگان و سایر امکانات وجود دارد.

مدیریت کاربران

این بخش، شامل انجام تنظیمات شخصی سازی، نظیر رنگ پلتفرم، تنظیمات کاربری شامل تغییر شرایط هشدارها و تغییر رمز ورود کاربران می باشد.

آدرس

آدرس :

تهران، فلکه دوم صادقیه، ابتدای بلوار فردوس، جنب گل فروشی میلاد، پلاک 68، واحد 19، طبقه چهارم

شماره تماس :

۰۲۱−۴۴۰۹۸۱۷۷

فکس:

۰۲۱−۴۴۰۵۹۱۲۵

کانال تلگرام

خبرنامه

با عضویت در خبرنامه، از آخرین بروزرسانی ها و اخبار مرتبط با محصولات و شرکت باخبر شوید:

ثبت